En tu trabajo de recepcionista de la empresa ETC. SL., deberás informar en muchas ocasiones sobre cuestiones relacionadas con temas de la organización, productos y servicios que la empresa presta, así como, atender consultas vinculadas con la actividad comercial.

Para que el proceso comunicativo que realices sea eficaz, transmitas la información de la forma más clara posible, y que el receptor la interprete de manera correcta debes tener en cuenta dos técnicas, una, las normas de transmisión de la información y otra, las pautas de comportamiento para procurar la mejor imagen.

1. Para que las personas que solicitan información puedan escuchar y entender el mensaje que les expones, debes respetar y seguir las normas siguientes:
   1. Cuando te dirijas a alguien debes hablarle con respeto y amabilidad.
   2. El tono de voz debe ser adecuado al tipo de mensaje que transmitas.
   3. Los datos suministrados deben ser claros y concisos, para evitar posibles contradicciones.
   4. Debes exponer la información cuando se necesite.
   5. La información que facilites debe estar ajustada al nivel educacional y cultural del receptor.
   6. Debes asegurar que los datos que transmites son verdaderos y no contienen errores.
   7. Formular preguntas abiertas que permitan al interlocutor realizar consultas de las dudas que le puedan surgir (retroalimentación).
2. La primera imagen que reciben los que visitan la empresa es de la persona que desempeña la tarea de recepción de ahí la importancia de seguir las pautas de actuación que resumimos a continuación:
   1. Vestir de forma adecuada con una apariencia cuidada y limpia.
   2. Tratar de usted a todas las personas que se reciben en la oficina.
   3. Demostrar paciencia, tolerancia y educación.
   4. Hablar con un tono de voz sereno y pausado.
   5. Ponerse de pie y acompañar a las personas que visiten a un superior.
   6. Ceder el paso y la derecha a los superiores.
   7. Actuar correctamente en las presentaciones, de forma que la persona de menor rango es presentada a la de mayor rango, el joven debe ser presentado a la persona de mayor edad y el hombre debe ser presentado a la mujer.
   8. Guardar la discreción y confidencialidad debida en los asuntos relacionados con el trabajo.