Estas trabajando de recepcionista y una de tus funciones es la recepción de visitas, para ello debes tener en cuenta que la empresa cada vez que se relaciona con los demás da una imagen hacia el exterior, por lo que debes cuidar todos los detalles, en cómo les recibes y el trato que les dedicas, ya que con ello conseguimos que el visitante se haya sentido cómodo y bien atendido, y así se lleve una buena sensación que redundara en una mejor imagen y más positiva.
En el siguiente diagrama clasificamos los diferentes tipos de visitas, en función del motivo por el que las personas llegan a la empresa:
Ideas para mejorar la atención de visitas a la empresa.
- Disponer de un lugar (sala de visitas) para recibir a quienes nos visitan, que si es posible debe tener unas características optimas para que el visitante se sienta cómodo, como colores claros, temperatura agradable, ventilación apropiada, música de fondo, revistas de lectura y demás aspectos que favorezcan una espera agradable.
- La persona de recepción debe ser hospitalaria con las visitas, con demostraciones, como dejar a su disposición algún tipo de lectura, la revista corporativa o revistas del sector, ofrecer algo de beber, como agua o un café.
- No hacer esperar a las visitas, sobre todo cuando se han establecido con anterioridad, la falta de puntualidad es una falta de respeto hacia el otro.
- Dar una breve explicación y disculpar la tardanza en caso de hacer esperar más de diez minutos. En caso de prever que la reunión se retrasara más, avisar al interesado para que actué en consecuencia.
- Establecer normas y prioridades en función de la jerarquía a la hora de atender a las visitas.
- La persona de recepción debe indicar al recién llegado como se va a proceder, donde está y quien le atiende para que el visitante no se sienta perdido y desorientado.
- Actuar como buen anfitrión, saludar de manera firme y sincera e invitar al visitante a sentarse.
Además, debemos tener en cuenta los tratamientos siguientes:
- Asegurarnos del nombre correcto de las personas y de su pronunciación, debemos procurar no confundirlo y aprenderlo rápido.
- Utilizar las formulas de tratamiento adecuado, las principales son: don, señor y señora.
Don, se aplica antes del nombre propio de pila, ejemplo don Antonio o don Miguel. No es aconsejable utilizarlo en su fórmula femenina, doña para las mujeres.
Señor y Señora, se utiliza seguido del apellido, ejemplo señora Ruiz o señor Gómez.
- El saludo es la forma para iniciar la relación, debemos decir buenos días o buenas tardes con una sonrisa y mirando a los ojos.