Si te detienes a pensar en la empresa donde estas trabajando, advertirás que se relaciona con distintos colectivos, unos internos, como el personal de la empresa y otros externos, como clientes, proveedores, colaboradores, autoridades y políticos.
La empresa unas veces puede participar organizando sus propios eventos, es el caso de la celebración del aniversario que está planificando la empresa ETC. SL., o de presentaciones de productos, homenajes e inauguraciones, mientras que en otras ocasiones participa en actos oficiales solamente con la asistencia de sus representantes como invitados.
Según la forma de participación podemos diferenciar entre los Actos Propios y los Actos Ajenos. Los Actos Propios se dividirán a su vez en Internos y Externos:
- Actos propios internos, son aquellos que organiza la empresa en el ámbito interno pero que afecta a la imagen pública puesto que intervienen terceras personas, se producen en el desarrollo de las actividades diarias, como las visitas, atención al público, reuniones de negociación y almuerzos de trabajo •
- Actos propios externos, serán aquellos que salen del ámbito interno hacia el exterior, inauguraciones homenajes, despedidas, fiestas y comidas de trabajo fuera de la empresa, son algunos ejemplos.
- Actos ajenos, serán todos aquellos que están organizados por otra institución, sin embargo la empresa tiene presencia a través de sus representantes, sin ocupar ningún papel de protagonista, sino como un invitado más.
Una vez diferenciados los tipos de actos, deberemos establecer un sistema de actuación, precedencias y tratamientos de los distintos colectivos que acuden a ese acto.
Aunque de diferente forma, la participación en estos actos supone conocer y seguir unas normas protocolarias y de comportamiento, cuidando los detalles siguientes:
- Puntualidad.
- Vestir de forma adecuada
- Hacer uso de un comportamiento educado y natural, siguiendo unas normas básicas de saber estar.
- Seguir las indicaciones de los programas respetando los horarios.
- Preguntar para resolver las dudas.
El protocolo es la herramienta que permite ordenar las relaciones sociales de la empresa, empleados y directivos.