Antes pasar directamente a analizar los medios de almacenamiento y publicación con los que contamos, detengámonos en algo importante: los plazos de entrega hay que cumplirlos. En el próximo tema nos detendremos en la gestión de proyectos, y el cronograma en el que figuran los plazos para finalización de tareas es una de las partes más importantes. En este apartado no estamos analizando la creación de documentos como parte, necesariamente, de un proyecto, pero nuestro informe, presentación o lo que tengamos que confeccionar, debe presentarse en plazo y forma.
Pocas cosas resultan tan irritantes dentro de la dinámica de una empresa, como que alguien no cumpla con sus compromisos para realizar determinadas tareas. Recordemos que formamos parte de un engranaje. Si nuestra pieza no está en su momento acabaremos retrasando el resto de ejecuciones. Como Asistente a la Dirección, además, muchas veces te tocará coordinar el desarrollo de algunos trabajos. Ponte una meta: sé un ejemplo cumpliendo con los plazos y forma que te marques.
Supongamos que se te encargó la elaboración de un informe para presentarlo a unos inversores que quieren participar en el capital de la empresa. En contacto con los distintos departamentos de la misma obtuviste datos de tipo económico, comercial y organizativo. Has elaborado un documento de unas 50 páginas siguiendo los consejos que se te han dado en esta unidad: el documento es legible y mantiene la imagen de la empresa. Tiene abundantes gráficos, amplios márgenes para encuadernación, las páginas se encuentran numeradas y, por supuesto, contiene una tabla de contenidos o índice al comienzo. ¿Cómo lo presentarías? Si además has elaborado una presentación electrónica ¿la acompañarías al informe? ¿En qué formato?
En primer lugar hay que decir que afortunadamente hoy día los materiales de oficina nos permiten contar con posibilidades que nos ayudan a presentar con gran calidad cualquier documento. Si el número de copias es muy elevado siempre nos saldrá más rentable encargar su impresión y encuadernación a una imprenta, pero, como es el caso, cuando el número de ejemplares es, como máximo, de 15 o 20, podemos encargarnos nosotros mismos.
- Imprimiremos las copias en color. Dentro del mercado de impresoras, las láser a color se encuentran hoy a precios muy asequibles incluso para usuarios particulares, cuánto más para una empresa.
- La encuadernación la podemos hacer con alguno de los modelos que existen en el mercado. Aquí puedes ver modelos de encuadernadoras de canutillo, espiral o térmica.
- Para una encuadernación adecuada hay que tener las pastas para la portada y contraportada. Lo mejor es emplear un pasta transparente para la portada, con lo que la primera página será la que hayamos elaborado con nuestro procesador. Deberá contener un colorido apropiado y el logotipo de la empresa, así como un título con fuentes grandes y trabajadas con herramientas como WordArtAD o Fontwork.