¿A qué muchas veces te gustaría hacer con un solo clic lo que  normalmente te llevaría unos cuantos más? Hay tareas que se pueden simplificar en los dos paquetes ofimáticos con el uso de macros. Las macros son como miniprogramas que podemos crear dentro de Microsoft Office y OpenOffice, sin necesidad de saber de programación, puesto que sendas aplicaciones nos ofrecen una útil herramienta para crearlos. Lo que hacen las macros es memorizar una serie de pasos, para luego asociar todos esos pasos y su producto final a una combinación de teclas, o a una opción dentro de la ejecución de macros.

¿Para qué se puede utilizar? Para crear formatos de párrafos o páginas rápidamente, tablas, y todo aquello que se te ocurra que puedas englobar dentro de una macro. Atención, tiene sus limitaciones, y no pensemos que nos va a memorizar absolutamente todo, pero si memoriza algunas de las tareas más repetitivas que hacemos, bienvenido sea.

También hay que decir que esta funcionalidad está en OpenOffice muy por detrás de MS-Office. Con la primera podemos hacer macros muy sencillas mientras que la segunda nos permite algunas mucho más elaboradas.

¿Cómo se hace en Microsoft Office?

Bueno, como casi siempre lo mejor es verlo con un ejemplo. Imagínate que te has trabajado una elaborada tabla con bonitos bordes y sombreados. Quieres que pulsando una combinación de teclas te aparezca inmediatamente en el documento. Bueno, pues tendrás que “grabar” la creación de la tabla hasta que quede completa.

1. Lo primero es hacer visible la vista Programador. Si hacemos clic en el botón superior izquierdo con el símbolo de Office y elegimos Opciones de Word, en el apartado Más frecuentes tenemos una casilla para Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones. La marcamos.
2. En la ficha Programador, en el grupo Código, tienes el botón Grabar macro que pulsamos para empezar la grabación.
3. El cuadro de diálogo que se nos despliega nos pide el Nombre de macro. Elegimos uno. Por ejemplo: Tabla_chula (ojo, no puedes dejar espacios en el nombre). Abajo, en Guardar macro en: elegimos si deseamos guardarla en la plantilla (normal.dotm) para todos los documentos o sólo en el documento actual. Podemos en Descripción detallar qué hace esta macro.
4. Como vamos a ejecutar esta macro con una combinación de teclas del teclado, pulsamos en el icono Teclado. En el apartado Nueva tecla de método abreviado pulsamos la combinación de teclas que vamos a usar. Por ejemplo: Control+Mayús+T. Pulsamos cerrar y empezamos a grabar.
5. En este ejemplo vas a Insertar>Tabla y eliges 3 columnas y 2 filas. Ponle un sombreado, bordes, lo que quieras para que haga cierto honor al nombre de tabla_chula.
6. Para finalizar la grabación. En la ficha Programador, en el grupo Código tienes un botón para Detener la grabación y ya está la macro hecha. Ahora si pulsamos Control+Mayús+T nos aparecerá la tabla.

Recuerda que en el grupo Código, en el botón Macros puedes también elegir las macros que tengas creadas y ejecutarlas desde ahí, además de modificarlas o eliminarlas.