Los documentos que presentemos deben buscar la eficacia. Un mensaje transmitido en el ámbito comercial debe perseguir un objetivo fundamental: que el receptor lo entienda clara, rápida y correctamente. Si el ámbito en el que nos moviéramos fuera el literario, precisaríamos un lenguaje más elevado y quizás buscaríamos la ironía, el doble sentido, la metáfora, pero en el ámbito comercial no se puede perder tiempo adivinando lo que nos quieren decir.
La legibilidad de los escritos hace alusión a la sencillez y facilidad con que se entiende un escrito, ya sea por la tipografía empleada o la lingüística.
Dicho lo anterior nos vamos a detener en algunos consejos relativos al estilo de redacción de los documentos. Resumámoslo en 11 consejos:
- Las frases cortas se retienen mejor. Todo lo que sea sintetizable en frases cortas en lugar de párrafos elaborados ahorrará tiempo en la interpretación y exigirá menos esfuerzo de nuestro lector.
- Pensemos en lo que conoce el receptor. El lenguaje que empleemos deber ser acorde a los conocimientos de nuestro receptor. Por ejemplo, si somos ingenieros de telecomunicaciones pero tenemos que explicarle a una empresa dedicada a la venta de embutidos las ventajas de instalar una línea ADSL de mayor velocidad en la oficina poco vamos a conseguir enviando un escrito aludiendo a sincronías, ratios de bytes y distancias entre centrales. Hablaremos en un lenguaje entendible y aludiendo a las ventajas que el receptor puede comprender fácilmente: podrá hacer videoconferencias con los clientes, podrá descargar vídeos más rápidamente y cosas por el estilo.
- Los datos numéricos abundantes abruman. Si tenemos que ofrecer datos numéricos serán mucho más entendibles mostrados en un gráfico.
- Las ideas aisladas se expresan en párrafo distintos. Los “macropárrafos” que explican 10 cosas distintas no se retienen con facilidad. Es mucho mejor dedicar un párrafo a cada concepto que sea distinto del anterior.
- Las listas de ideas, pensamientos, consejos o instrucciones se interpretan mejor con viñetas. Si además se numeran todavía se facilitará más la retención.
- Las repeticiones en los escritos exasperan. No se trata solo de evitar la reiteración de palabras sueltas, sino de frases hechas.