Veamos 5 consejos más para conseguir legibilidad y sencillez en nuestros documentos.
- Las primeras palabras de un escrito son muy importantes para captar la atención las últimas para dejar en la mente del lector la idea clave de nuestro escrito y un buen “sabor de boca”. Si en el primer párrafo de nuestro escrito no atraemos la atención del receptor quizás no consigamos que nos siga leyendo. Si al final no resumimos la idea principal es probable que se olvide lo que queríamos expresar.
- El tipo de fuente, su color y tamaño debe facilitar visualmente su lectura. Las filigranas quedan muy estéticas pero si el receptor no es capaz de distinguir la J de la I gótica quizás nuestro documento acabe en la papelera antes de leerlo. Imaginemos que nuestros receptores son jubilados y no pasamos de la fuente tamaño 8. Queremos que se nos lea...y con facilidad.
- El estilo debe ser cercano pero la cortesía no debe perderse nunca. Puede ser que optemos por la familiaridad si nos dirigimos a compañeros de trabajo o que evitemos hablar de usted, como hemos hecho en la elaboración de materiales de F.P. a Distancia, pero el respeto debe siempre primar en nuestro estilo. Hay que decir que en el ámbito comercial se usa por regla general el tratamiento de usted.
- Cuidado con el lenguaje sexista. Es muy fácil perder al 50% de nuestra clientela si no medimos nuestras palabras y transmitimos una idea equivocada. Si existe la palabra alcaldesa, no hay por qué decir alcalde a una mujer y de hecho no sería gramaticalmente correcto.
- Las faltas de ortografía están prohibidas. Un magnífico escrito pierde su crédito si lo plagan los errores ortográficos. Hoy día tenemos los correctores que son una gran ayuda en los procesadores pero no nos confiemos: “asta” y “hasta” son correctas siempre que se empleen en el contexto adecuado. El corrector no nos las marcará aunque digamos “hasta de toro” o “asta la vista”
No sé si a este propietario le comprarías el piso, pero...¿lo contratarías como Asistente a la Dirección?