¿Cómo puede conocer el asistente a la dirección de forma sencilla cómo se estructura formalmente la organización de la empresa?
4.- Organigramas.
El organigrama es la representación gráfica de la estructura organizativa formal de la empresa. De forma simplificada y esquemática recoge la composición de la empresa, dando a conocer las funciones, la jerarquía y las relaciones formales establecidas entre las distintas unidades de trabajo. No recoge la organización informal de la empresa, puesto que ésta se compone de relaciones espontáneas, no predeterminadas.
Es un instrumento que va a tener una doble función:
- Facilitar el análisis de la estructura formal de la empresa.
- Informar de las personas que componen la organización: cómo se agrupan, qué funciones tienen, cómo se relacionan formalmente, cuáles son su autoridad y responsabilidad, cómo se produce la toma de decisiones –de forma centralizada o descentralizada-, cuáles son los canales de comunicación formales establecidos…
Caso práctico
Alejandro, el asistente a la dirección en prácticas de la empresa Andalucía Vende S.L. analiza el organigrama de la empresa, puesto que con este sistema de relaciones puede:
- Conocer a sus compañeros y saber lo que hacen.
- Conocer sus funciones y sus obligaciones en el proceso de trabajo.
- Y además, tener una información de todas las actividades que se desarrollan en el trabajo, con el fin de tener una visión más clara y de conjunto, que le facilite la comprensión del objetivo final de la empresa.
Algunas recomendaciones para elaborar organigramas son las siguientes:
- Debe ser sencillo y fácil de entender, por lo que debe comprender un número adecuado de unidades, evitando que sea demasiado extenso, para que no reste claridad, que es la característica principal a cumplir.
- Hay que recordar que el organigrama también es partícipe en la construcción de la imagen corporativa de la empresa, por lo que sería aconsejable que siguiera los signos representativos de la misma –por ejemplo, que incluyera el logotipo o los colores institucionales-.
- Es fundamental también que se cuide su presentación, mostrando una buena imagen de la organización, y su diseño, siguiendo un mismo criterio para representar las distintas unidades de trabajo –homogeneizando las líneas y figuras usadas-.
- Debe ser flexible para adaptarse a los cambios en la organización.
- Debe estar actualizado, mostrando la situación presente de la empresa. Por ello es conveniente incluir la fecha de elaboración o actualización.
- Dependerá del tipo de organigrama, pero normalmente recogen las funciones –cargos- y no los nombres de sus titulares. En caso de que se incluyan los dos, se suele destacar más la función con una letra más llamativa o mayor.