¿Quién se encarga de organizar los congresos de la empresa? ¿Quién actualiza las bases de datos internas o las agendas de la dirección? ¿Quién elabora la documentación?... En general, ¿qué tareas debe desempeñar un asistente a la dirección?
Las funciones a desempeñar por el o la asistente a la dirección dependerán de las características particulares de cada empresa, tanto de su tamaño y actividad como de su estructura organizativa interna.
De esta forma, las funciones de asistencia a la dirección se pueden ampliar en modelos organizativos donde la dirección delegue funciones en sus asistentes, llegando a desarrollar tareas que hasta ahora pertenecían al ámbito de responsabilidades de ejecutivos o directivos (como búsqueda de información, recopilación, análisis y síntesis, conexión y seguimiento de casos o proyectos, coordinación de grupos de trabajo, control de áreas de recursos humanos o administración, etc.)
No obstante, de forma general podemos establecer funciones o tareas que normalmente desarrollarán las personas que ocupen la asistencia a la dirección, entre las que destacamos las siguientes:
- Tramitar documentos: documentación mercantil, comercial, contable, fiscal, financiera y oficial.
- Tramitar comunicaciones, tanto internas o externas: tramitar la correspondencia -su entrada y salida-, atender llamadas telefónicas, atender visitas, etc.
- Administrar el archivo de documentos.
- Organizar y gestionar la agenda de la dirección.
- Organizar eventos, reuniones y otros actos corporativos, siguiendo normas y protocolos establecidos.
- Gestionar la documentación jurídica y empresarial.
- Elaborar y presentar documentos e informes utilizando aplicaciones informáticas.
- Realizar tareas básicas de administración de las áreas comercial, financiera, contable y fiscal de la empresa, así como también de selección, formación y desarrollo de los Recursos Humanos.
- Desarrollar tareas de relaciones públicas, fomentando la imagen corporativa de la empresa mediante la cooperación y la calidad de las relaciones internas y externas.
- Organizar y coordinar equipos de trabajo.
