Ya se ha comentado que la planificación de las tareas del asistente a la dirección comienza con el análisis de la situación de partida, es decir, habrá que tener en cuenta los medios de que dispone para fijar los objetivos en función de ellos. Es, por tanto, por lo que ahora nos planteamos, ¿qué necesita para desarrollar su trabajo el o la asistente a la dirección? ¿Podría llevar a cabo su trabajo con eficacia si no dispusiera de los medios suficientes?
7.4.- Medios disponibles: oficina.
Caso práctico
Carmen, directora de Andalucía Vende S.L., ha estado observando el comportamiento de un alumno y una alumna que están realizando la formación en centros de trabajo en la empresa. Uno de los aspectos que ha llamado su atención ha sido su lugar de trabajo.
- Mientras que Alejandro presenta una mesa impecable, totalmente ordenada y con la agenda bien organizada.
- Luna presenta una mesa desordenada, con multitud de papeles apilados, notas pegadas por cualquier sitio, impresos y documentos fuera de las carpetas archivadoras, sin bolígrafos a mano,… Todo esto dificulta su trabajo, puesto que provoca que no tenga claro lo que tiene pendiente por hacer, que pierda tiempo buscando los materiales que necesita y que no encuentre la información que le estén requiriendo.
Carmen les ha puntualizado que la oficina es la primera impresión que obtienen los visitantes de la empresa y que debe cuidarse tanto como el trabajo realizado. Les invita a reflexionar planteándoles la siguiente cuestión:
“¿Qué impresión tendrías cuando entras a un lugar de trabajo totalmente desordenado?, ¿te transmitiría confianza y fiabilidad para trabajar o mantener relaciones comerciales con ellos?”
Para saber más
¿Necesitas algunos consejos para conseguir ser una persona más ordenada y organizada? Visita el enlace que te ponemos a continuación que te dará algunas claves:
Partimos de que la oficina es el lugar de trabajo del asistente a la dirección. La imagen que la empresa desea proyectar debe reflejarse en el diseño, distribución y orden de la misma. El o la asistente a la dirección puede disponer de su propio despacho o espacio personal de trabajo, donde encuentra intimidad y concentración, o de un espacio compartido, bien con el superior al que asiste o con otros asistentes a la dirección, que le permita mantener relaciones más cercanas y una mayor motivación.
De cualquier forma, la oficina debe cumplir las siguientes condiciones de trabajo:
- Debe ser cómoda y estar ordenada, de forma que el o la asistente a la dirección pueda concentrarse plenamente en su trabajo, sin pérdidas de tiempo en búsquedas innecesarias de materiales o documentos.
- Debe ser una habitación suficientemente tranquila y silenciosa, para evitar distracciones y molestias. No obstante, sí puede ser recomendable usar hilo musical, con música suave y relajante, en un volumen adecuado, puesto que favorece el ambiente de trabajo.
- Debe estar suficientemente iluminada, preferiblemente con luz natural (intentando que la ventana no se ubique a nuestra espalda, pues la luz se reflejará en la pantalla del ordenador). Cuando la luz natural no sea posible o suficiente, deberemos recurrir a luz artificial.
Si se recurre a la luz artificial, también es preferible que ilumine de forma indirecta a toda la habitación. Pero, si se da el caso de que ésta no sea suficiente, se combinará con un foco de mesa, preferiblemente situado a la izquierda para los diestros –y al contrario para los zurdos-, para evitar las sombras y reflejos en el monitor del ordenador.
- Debe ventilarse regularmente, para renovar el aire de la habitación.
- Debe tener una temperatura adecuada. El Real Decreto 486/1997, de 14 de abril, establece las disposiciones mínimas de seguridad y salud aplicables a los lugares de trabajo, recogiendo que la temperatura de los locales donde se realicen trabajos sedentarios propios de oficinas o similares estará comprendida entre 17 y 27° C.
En invierno, dado que se lleva ropa de abrigo, la temperatura debería mantenerse entre 17 y 24° C. En cambio, en verano, al usarse ropa ligera, la temperatura debería estar comprendida entre 23 y 27° C.