¿Qué podemos hacer para resolver la dicotomía: multitud de tarea y limitación de tiempo?

Para planificar la secuencia de ejecución de las tareas del asistente a la dirección, de forma que el tiempo empleado sea el mínimo, nos ayudaremos de distintas técnicas y métodos de planificación de proyectos, con los que se elaborarán redes o diagramas donde se esquematicen las actividades a realizar, especificando las relaciones entre ellas y su duración.

Estas técnicas y métodos también servirán para el control de proyectos, puesto que gracias a ellos se podrá realizar un seguimiento de lo programado, midiendo el avance de las actividades a realizar y comparándolas con lo que se había planificado. Con el control lo que se pretenderá es prever posibles cambios y problemas y corregir las desviaciones encontradas.

Algunos de estos métodos son:

• PERT (Program Evaluation and Review Technique): técnica de revisión y evaluación de programas.
• CPM (Critical Path Method): método de ruta crítica. Fue desarrollado para dos empresas americanas entre 1956 y 1958. Es muy parecido al PERT sólo que supone conocidos los tiempos de duración de las actividades, mientras que el PERT trabaja con estimaciones. Por tanto, se usará en aquellos proyectos en los que apenas hay incertidumbre en los tiempos de realización de las tareas.
• Diagrama de Gantt: se realiza una planificación de las tareas de un proyecto representando su duración en un diagrama de barras.

A continuación detallaremos el PERT y el diagrama de Gantt, ya que el CPM es prácticamente igual que el PERT pero con tiempos conocidos.