Una vez identificadas las tareas a realizar por el o la asistente a la dirección, nos vamos a enfrentar a un recurso escaso, inflexible, irremplazable y limitado, ¿te imaginas cuál es?...

Efectivamente, el tiempo. Se considera un recurso limitado muy influyente en la actividad de los y las asistentes a la dirección, a quienes cada vez se les exigen más actividades, mientras la cantidad de tiempo de que disponen sigue siendo la misma. La sobrecarga de trabajo suele derivar en trastornos como el estrés.

Por tanto, para conseguir ser eficientes y evitar situaciones de estrés, habrá que aprender a organizar y distribuir de la mejor forma posible el tiempo y el trabajo a realizar. Pero ¿cómo aprovechar el tiempo disponible?

Dos de las premisas fundamentales para aprovechar el tiempo disponible serán:

• Evitar tiempos muertos, ¿cómo?:
  • No realizando tareas innecesarias: como por ejemplo dar vueltas por la empresa buscando a un compañero, cuando lo podemos localizar por teléfono.
  • Evitando perder tiempo buscando información o materiales, para lo que tendremos que organizar adecuadamente el archivo y tener ordenada la oficina de cara a poder localizarlos rápidamente.
  • Evitando dilaciones en las tareas.

Algunas de las funciones del asistente a la dirección serán la recepción de visitas y el uso del teléfono e internet, funciones que deberá atender aunque supongan una interrupción en la actividad que esté realizando. Lo que hay que intentar es centrarse en el objetivo perseguido y evitar demoras en excesivas conversaciones triviales. También sería conveniente, siempre que fuese posible, planificar las visitas, fijando una fecha y hora para atenderlas. De igual forma, hay que evitar alargar las reuniones, para lo que será fundamental una adecuada tarea de moderación.

• Ayudarse de una agenda de trabajo para organizarse.

Nota: Profundizaremos en el tiempo disponible del asistente a la dirección y en la forma de organizarlo con la siguiente unidad didáctica.