¿Qué hacemos antes o después? ¿Qué criterio seguirá el o la asistente a la dirección para discernir la tarea a realizar en cada momento? ¿Tendremos que asignarle orden de importancia o todas las tareas tienen el mismo rango de inmediatez?
Una de las fases más importante en la planificación de las tareas del asistente a la dirección es el análisis de las actividades a realizar. Como ya hemos apuntado, el o la asistente a la dirección tendrá primero que identificar todas las actividades a realizar y, una vez hecho esto, secuenciarlas, es decir, establecer el orden de realización de las mismas.
Seguiremos tres criterios fundamentales para secuenciar las tareas:
- Urgencia: asignarles distintos niveles de prioridad:
- Nivel alto, para actividades urgentes.
- Nivel normal, actividades a realizar en un breve periodo de tiempo, pero que no presentan la urgencia de las anteriores.
- Y nivel bajo, para aquellas tareas que pueden dilatarse más en el tiempo, ya que no tienen vencimiento inmediato.
- Importancia: una vez definida la urgencia de las actividades, las ordenaremos en función de su importancia.
- Dificultad: se deberá tener en cuenta el reloj biológico del asistente a la dirección, por lo que se harán las tareas más difíciles en horas de mayor concentración y capacidad.
No sólo tendremos que mantener un orden a la hora de planificar las actividades, sino también habrá que llevar un orden en la ejecución de las tareas, de forma que:
- Se realizarán primero las tareas más importantes y urgentes.
- Es preferible iniciar una tarea y acabarla -y después iniciar la siguiente-, a acometer varias tareas a la vez. Al concentrarse en una misma actividad, se alcanzará una mayor eficacia.
- Se agruparán las tareas similares.