Cuando en una empresa no está familiarizada con la gestión de proyectos, como es el caso de la de nuestro caso práctico, resulta de utilidad hacer público el apoyo que recibe nuestro proyecto. Esto se hace con una carta de autorización.
Esta carta podría ir firmada por el presidente de la empresa, pero suele bastar con que la firme el patrocinador, en nuestro caso, nuestro jefe.
¿Qué puede contener?
- El nombre del proyecto. Debe ser un nombre corto pero descriptivo, como "Proyecto de sustitución de la cadena de montaje", "Proyecto de publicidad en Francia", "Proyecto de ampliación de aparcamientos".
- El nombre del jefe del proyecto.
- El propósito del proyecto. Puede ser una descripción de los objetivos que persigue el proyecto.
- Las responsabilidades del jefe del proyecto, es decir, un listado con las tareas que tiene que realizar. Esto permitirá al equipo conocer hasta donde llega su gestión.
- La autoridad del jefe del proyecto, o sea, el nivel que alcanza dicha autoridad.
- Un párrafo que respalde claramente por parte del patrocinador al jefe del proyecto y al proyecto en sí.
Una vez redactada la carta se les puede enviar a todas las partes interesadas por correo electrónico y también a algunos de ellos en formato papel.