Nuestra función como gestores del proyecto será en gran medida comunicar. Un equipo envuelto en un proyecto al que le escasee la información está condenado al fracaso.

¿Quiénes deben estar informados?

• Los directivos. Tendrán que tomar decisiones sobre el proyecto basándose en la información que les suministremos.

• El equipo del proyecto.

• Nuestro patrocinador. Como hemos dicho,, será el directivo que más relación tenga con nosotros y el proyecto; por eso debemos tener un canal preferente de comunicación con él.

• Otros departamentos que tengan relación puntual con el proyecto. El departamento de contabilidad tendrá que preparar pagos, por ejemplo, y deberá conocer cuándo tendrá que hacerlos y bajo qué condiciones.

• Empresas externas. Proveedores, suministradores, técnicos, etc.

¿Qué deben conocer?

• La planificación del proyecto (casi todas las partes interesadas).

• El desarrollo del mismo (casi todas las partes interesadas).

• Informes económicos (directivos).

• Tareas a desarrollar ( miembros del equipo).

• Decisiones (miembros del equipo afectados).

• Los informes finales (casi todas las partes interesadas).

¿Cómo nos comunicaremos?

• Informes. Podemos usar el papel o medios electrónicos, asegurándonos en este último caso de que el formato pueda ser leído por todos los receptores.

• Reuniones. Serán necesarias al comienzo, para echar a andar el proyecto y con la periodicidad que se estime necesario para informar o tomar decisiones importantes.

• Teléfono o videoconferencia. Será necesario cuando estemos separados geográficamente de nuestro receptor.

• Adjuntando documentos. Generalmente mediante correo electrónico.

• Haciendo disponible carpetas compartidas por medio de herramientas de la web 2.0.