Todo proyecto, cuando se aborda en un principio, es algo muy genérico. Visto por encima, o puede parecer más sencillo de lo que realmente es, o inabarcable. Hasta que no se desglosa el trabajo exacto que envuelve no se puede conocer con exactitud su verdadera dimensión. Para conseguirlo, tenemos que desglosar el trabajo en tareas. Instalar los 4 departamentos de la empresa en una planta es una tarea, pero es tan amplia que no nos permite saber exactamente lo que conlleva. Cuando vamos concretando (instalar 20 puestos de ordenador, pintar las paredes, comprar el mobiliario, separar las dependencias con pladur, instalar la iluminación, etc) es cuando llegamos a saber con exactitud lo que hay que hacer.
Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT), se dice en inglés Work Breakdown Structure (WBS). Encontrarás estas siglas en algunos programas de gestión de proyectos como Openproj.
En este paso nos vamos detener un poco más, puesto que el desglose de las tareas será la herramienta que nos permitirá empezar a concretar todo lo demás de nuestro proyecto: asignar los recursos a cada tarea, su período de comienzo y finalización y su presupuesto.
Una de las mejores técnicas para ir determinando las tareas de nuestro proyecto es reunir al equipo de trabajo. Como gestores del proyecto no sabemos de todos los detalles técnicos,y necesitamos que los profesionales de cada tarea nos digan lo que hay que hacer. Dejemos que cada uno vaya "disparando" tareas. No nos detengamos a organizarlas, simplemente escribámoslas en una nota adhesiva, por ejemplo, y peguémoslas en una pizarra. Sí, dependiendo del tamaño de nuestro proyecto, tendremos desde unas cuantas hojas adhesivas hasta cientos. Ahora veremos una metodología para organizarlas. Digamos, en principio, que las tareas hay que organizarlas de arriba a abajo, es decir, primero las tareas resumen, aquellas que reúnen a otras más específicas. Por ejemplo, instalar toda la infraestructura informática es una tarea resumen superior que tendrá otras subtareas: instalar el software de los 20 equipos, tirar los cables de red, instalar y configurar en red las dos impresoras, etc.
Para organizar visualmente las tareas podemos emplear la herramienta de crear organigramas que aprendimos a usar en la unidad anterior.
Veamos los pasos para hacerlo con el ejemplo práctico de nuestra ampliación de oficinas.
-
Establezcamos las tareas resumen de los primeros niveles.
Ya hemos determinado los productos que obtendremos de nuestro proyecto. Partiendo de esos productos podemos ir determinando la tarea de nivel superior que debe generar ese producto. Estas podrían ser las tareas resumen de nuestro proyecto:
Pasemos a los siguientes pasos en el próximo apartado.
