Nos estamos refiriendo al diagrama de Gantt que nos irá apareciendo a la derecha de nuestra tabla de tareas. Henry Laurence Gantt inventó esta representación gráfica a principios del siglo XX. Tanto en Openproj como en Project se usa esta disposición gráfica para indicar el comienzo y fin de las tareas, y la dependencia entre ellas. En el diagrama nos aparecerán una serie de líneas que tienen diferente interpretación.

En este apartado aprenderemos a crear el calendario de nuestro proyecto. Lógicamente, ahora que sabemos quién va a encargarse de cada tarea, podemos calcular el tiempo en ejecutarse cada una.

Hay que tener mucho cuidado con los cálculos aproximados. Sí, seguro que en la empresa quieren saber cuándo se terminarán los trabajos, sobre todo los clientes de nuestro proyecto, porque bien sabemos que el tiempo es dinero, pero cuidado con hablar de tiempo aproximado que luego podamos incumplir. Nosotros, como gestores del proyecto, seremos los que quedaremos en mal lugar.

¿Cómo podemos conseguir que los cálculos de tiempo sean realistas?

• Las estimaciones tienen que hacerlas las personas con experiencia. En nuestro caso, la instalación informática de la empresa la hará nuestro departamento de Informática. El jefe de dicho departamento debería darnos el cálculo. Pero no nos basta con que nos lo diga, debemos tener por escrito su compromiso, entendiendo lógicamente que se trata de una estimación.
• Los trabajos a desarrollar por empresas externas deben estar plasmados en un contrato en el que se estipulen plazos. Una práctica habitual con las empresas constructoras es establecer un plazo de ejecución en el contrato y unas penalizaciones diarias por incumplimiento.
• Tener muy claro qué tareas dependen de otras para su comienzo.
• Empezar con las subtareas de nivel inferior, determinando su duración y seguir hacia arriba para calcular el total de tiempo que tomarán las tareas resumen.
• Prudencia. Siempre es bueno calcular los tiempos con un margen de demora. Ya sabemos lo de la famosa ley de Murphy.