Caso práctico

Bueno, vaya trabajo que te ha llevado la planificación. Has tenido reuniones con el equipo directivo y has pedido presupuestos. Carmen y Carlos han estado a tu lado en todo momento. También hablaste con los jefes de departamento implicados y con empresas de reformas y decoración. Elaboraste un plan de riesgos, de comunicaciones, consensuaste el alcance, objetivos y misión del proyecto. Por otra parte, hiciste un desglose de tareas y les asignaste recursos. Por último, has calculado un calendario de ejecución y un presupuesto. En definitiva, has tratado de hacer una planificación realista de este primer proyecto que afrontas.

Estás nervioso porque hasta ahora todo ha quedado sobre el papel, pero, en este momento, hay que empezar. Tu calendario de ejecución tiene una duración de casi 3 meses y el plazo máximo que la empresa quiere son 4. Tienes, por lo tanto, un pequeño colchón de seguridad, pero también eres consciente de que un mes pasa volando y si algo se tuerce las fechas se ajustarán peligrosamente. Recuerda que unos importantes clientes visitarán la empresa y los directivos quieren que sean recibidos con las nuevas instalaciones plenamente operativas.

Una buena práctica antes de comenzar es tener toda la documentación bien archivada y accesible. Todos los documentos que se han generado en la planificación deberían estar incorporados a un dossier. Tener una carpeta de anillas con separadores es una buena idea, ya que tendrás que ir incorporando nuevos documentos a ese dossier.

Durante la ejecución del proyecto se generarán también muchos otros documentos que tendremos que ir archivando: solicitudes de cambios, comunicaciones varias, contratos, etc. Debemos disponer de una buena organización de archivos.

Es importante que puedas disponer de copias electrónicas de toda la documentación. Trabajar con archivos informáticos tiene numerosas ventajas:

Podrás compartirlos fácilmente con tus colaboradores. En la próxima unidad veremos cómo hacerlo aprovechando las herramientas de la web 2.0.
Puedes hacer una página web en la que tengas modelos de los distintos documentos a usar y que puedan ser descargados fácilmente.
Podrás usar el correo electrónico para adjuntarlos de forma rápida y selectiva a todos los interesados.
Te permitirá realizar búsquedas rápidas de cualquiera de ellos con las herramientas que tienen todos los sistemas operativos a tal efecto.

¿Recuerdas el esquema de fases del proyecto? Era este:

Sí, vamos a comenzar la ejecución del proyecto. Lo primero será volver a abrir nuestro programa de gestión y guardar la línea base. ¿Qué es esto?