Hay dos cuestiones que nos interesarán sobremanera sobre el desarrollo de nuestro proyecto: cuánto llevamos gastado y si vamos bien de tiempo.

Para poder evaluar estas cuestiones necesitamos información. En la planificación establecimos un plan de comunicaciones, y en el cronograma una serie de hitos que coincidían en algunos casos con reuniones para informar sobre el estado del proyecto.

Los jefes de los equipos de trabajo deberían ser los que nos suministren la información que necesitamos. No es operativo que seamos nosotros, como jefes del proyecto, los que preguntemos a cada trabajador las horas que lleva empleadas en las tareas o su grado de terminación.

Lo más cómodo en Project es ir anotando en la primera columna el porcentaje en que se encuentra cada tarea. En Openproj hacemos doble clic sobre la fila de la tarea y en la ficha General podemos anotar dicho porcentaje. Por lo general, es mejor trabajar con porcentajes de realización de las tareas que otro tipo de clasificación.

Podemos repartir un modelo de parte de trabajo que nos rellenen diaria o semanalmente (dependiendo de la amplitud del proyecto) con el resumen de tareas realizadas y horas empleadas, si fuera necesario.

En el caso de las empresas externas, no será necesario ese control si tenemos un presupuesto firmado y cerrado. Son los responsables de ellas los que tienen que realizar el control sobre sus operarios. Puede que sea necesario que nos informen, en todo caso, del porcentaje de ejecución. En el caso de las obras, el director de obras, generalmente el arquitecto, emite certificados en los que especifica el citado porcentaje.

En cuanto a los gastos realizados del proyecto, tendremos que trabajar en colaboración con el departamento de contabilidad o financiero. En los asientos contables podemos pedirles que anoten un código para nuestro proyecto, con lo que facilitaremos obtener rápidamente los gastos que nos corresponden periódicamente. Les pediremos un informe financiero cuando lo precisemos.