¿Qué debes incluir en los informes? Ten en cuenta estos consejos para que obtengas informes significativos.

• De nuevo queremos ser concisos. Largos informes repletos de cifras innecesarias y párrafos rebuscados solo aburrirán a nuestra audiencia y hará que se pierdan los datos verdaderamente importantes.

• Diseñemos un modelo de informe que contenga la información en el mismo orden cada vez que lo presentemos. Esto favorecerá la interpretación del mismo cada vez que nuestro equipo, patrocinador o directivos lo reciban. Si los datos económicos los ponemos unas veces al principio y otras al final, nuestros receptores perderán tiempo buscando esos datos (si son los que le interesan) mientras nosotros los explicamos.

• El estado en que se encuentra el proyecto siempre queremos tratarlo. Esto incluye el presupuesto, el calendario y el porcentaje de las tareas efectuadas.

• Todos nos motivamos con los éxitos más que con los fracasos. Centrémonos en los logros del proyecto.

• Determinemos la causa de los retrasos o los defectos de ejecución. De los errores se aprende.

• ¿Cómo van los riesgos? ¿Han desaparecido algunos? ¿Han aparecido algunos nuevos?

• Cualquier otro asunto relevante.

• Cuidemos también la presentación. No es difícil crear una presentación visualmente atractiva con las herramientas ofimáticas con las que contamos hoy. Lo importante es el contenido del informe, pero no despreciemos la forma.