¿Cuándo tendrás que presentarlo? ¿Qué extensión tendrá? ¿Qué debería recoger?
El informe final será más extenso que los intermedios que hemos ido presentando. Su extensión dependerá, lógicamente, de la complejidad del proyecto y su naturaleza.
El informe habrá que presentarlo cuando se consideren los objetivos, productos y alcance realizados.
Debería recoger, al menos, estos aspectos:
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Registro de cambios. Deberíamos aportar las modificaciones que se fueron aprobando y aplicando durante su desarrollo. Si la lista es muy extensa, haríamos un resumen, aunque se dispusiera del detalle en el archivo del proyecto.
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Productos conseguidos. Incluiríamos un desglose de ellos y una comparación con los previstos y realizados.
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Calendario real y horas trabajadas. Una impresión definitiva del diagrama de Gantt, en la que nos aparezcan las tareas completadas y sus fechas, junto con las fechas previstas, ayudará a hacerse una idea de aquellas que se retrasaron y por qué. Las horas definitivas también pueden ser un buen indicador del esfuerzo realizado que podrá ayudar en otros proyectos similares.
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Costes. Al cliente le interesará especialmente tener detallado el coste total del proyecto y la desviación sobre el presupuesto, las partidas y sus importes.
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Descripción de las variaciones. Se trataría de identificar los motivos por los que se produjeron, con lo que tendremos más medios para evitarlos en un futuro.
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Problemas reseñables afrontados. De los problemas se aprende, pero más de sus soluciones. Dejar constancia de cómo se les hizo frente y el éxito obtenido creará una base para enfrentarlos en lo sucesivo.
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Riesgos. Documentaremos tanto aquellos que se produjeron, los que estuvieron a punto de producirse y los que no lo hicieron, a pesar de estar contemplados.
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¿Qué hemos aprendido? De todo proyecto se extraen valiosas lecciones que pueden servir para los futuros. Detengámonos el tiempo suficiente para documentarlas. Seguramente será lo primero y más útil que podrá encontrar un futuro gestor de un proyecto similar al nuestro cuando investigue nuestro expediente.