¿Cuándo podrías considerar que el proyecto, finalmente, ha sido acabado?

Para que el proyecto se considere definitivamente terminado tenemos que entregarlo formalmente al cliente. Del mismo modo tenemos que establecer un mecanismo para acreditar la aceptación del mismo. Alguno podrá pensar que con la conformidad verbal bastaría, pero eso es ciertamente insuficiente.

Cuando no hay una constancia escrita de que el cliente se encuentra satisfecho con lo conseguido por el proyecto, ocurre a menudo, que poco tiempo después, se revalúa el proyecto. Es probable que más tarde el cliente entienda que hubo algún objetivo del proyecto que no se cumplió, que determinado producto no tiene la calidad que esperaba; en definitiva, que existen quejas que no se expusieron a la fecha de finalización. No hay mejor modo de evitar estas quejas tardías que dejar constancia por escrito que en la fecha de finalización del proyecto, este fue aceptado satisfactoriamente. Si, además, convocamos una reunión con las principales partes interesadas para firmar el escrito de aceptación, todavía le daremos mayor “solemnidad” al acto.

El escrito que tendríamos que redactar puede ser un sencillo documento fechado en el que firmen tanto el cliente, como el patrocinador del proyecto. Este podría ser el modelo:

 

Nombre del proyecto:

Cliente:

Jefe del proyecto:

OBJETIVOS CUMPLIDOS:

1)

2)

3)

Otros.

PRODUCTOS ENTREGADOS:

1)

2)

3)

Otros.

Aprobado por:

NOMBRE CLIENTE:________________ CARGO:__________________

FECHA:_________________

NOMBRE DEL PATROCINADOR:___________________ CARGO:___________

FECHA:_______________