De nuevo, la complejidad y extensión de un plan de comunicaciones dependerá en gran medida del número de personas envueltas en el proyecto y la duración del mismo. En proyectos sencillos bastará con una pequeña plantilla que recoja los siguientes datos:

Será útil crear avisos en nuestro gestor de calendarios para que nos avise de las tareas de comunicación periódica. En la siguiente unidad aprenderemos a usar esta y otras herramientas para automatizar tareas que ayuden a nuestra memoria a no olvidar asuntos importantes.

Recuerda que es mejor pecar de exceso de información que de lo contrario. Evidentemente, evitaremos inundar a nuestros colaboradores con correos e informes innecesarios, pero tratemos de no dejar sin informar a una parte que precise dicha información. Un equipo siempre se mostrará más dispuesto a colaborar cuando se sienta parte de nuestro proyecto, y eso se consigue, entre otras cosas, manteniéndolo puntualmente informado de su desarrollo.

Reuniones eficaces

Las reuniones son un recurso costoso en una empresa. Pensemos que reunir a 10 o 15 personas durante un par de horas es lo mismo que tener a una persona trabajando 4 días. Queremos sacarle partido a las reuniones que tengamos que convocar.

1. La preparación es fundamental. Debemos tener muy claro lo que vamos a tratar y preparar un orden del día.

   1. Pensemos detenidamente en los asuntos a tratar y quiénes deben asistir. No queremos olvidar a nadie, pero tampoco hacerle perder el tiempo a alguien al que la reunión no le interese lo más mínimo.

   2. En el orden del día determinemos el orden en que deben tratarse los asuntos y el tiempo a dedicarle a cada punto.

   3. Busquemos una fecha y hora conveniente para todos los asistentes y notifiquémoslo con suficiente antelación.

   4. Preparemos fotocopias y demás material que precisemos para la misma.

2. El desarrollo de la reunión debe ser efectivo.

   1. Expongamos el motivo de la reunión y los asuntos importantes a determinar.

   2. No abandonemos el orden del día. Si acabamos por los “cerros de Úbeda”, perderemos un tiempo valioso que necesitamos para los asuntos verdaderamente importantes.

   3. Las partes que deben dar su opinión en la reunión deben sentirse motivadas a hacerlo. Si no lo hacen debemos invitarlos a expresarse.

   4. Anotemos los acuerdos, decisiones y apreciaciones interesantes.

   5. Seamos puntuales en el comienzo y finalización.