Por muy planificado que esté un proyecto siempre se van a producir cambios. De hecho, esos cambios se nos propondrán, por lo general, para mejorar el proyecto. No podemos cerrarnos inflexiblemente sin querer modificar ni un requisito del proyecto. A veces pueden proponerse cambios que supongan un ahorro o incremento de la calidad de los productos del proyecto. La cuestión es que esos cambios también tienen que estar contemplados en cuanto a como gestionarse y quién debe aprobarlos.

En el aspecto administrativo solo se requerirán dos documentos:

1. Un formulario de solicitud de cambios.

2. Un listado de cambios solicitados.

Si no registramos los cambios que se nos pidan, como la mayoría de ellos supondrán un incremento del presupuesto o del tiempo de ejecución del proyecto, puede que en los informes finales el cliente se queje de dichos incrementos y olvide fácilmente que están motivados por los cambios que se produjeron.

En el plan de control de cambios hay que establecer el procedimiento a seguir para solicitar y aprobar los cambios. Este podría ser un resumen:

1. Aquel que solicite el cambio rellenará el formulario de solicitud de cambios (en OpenOffice Writer o MS-Office podemos hacer un formulario como aprendiste en la unidad anterior para diseñarlo). La solicitud puede recoger la fecha, el solicitante, justificación del cambio, descripción del mismo, repercusión en horas, coste y duración del proyecto. En otro apartado será el comité de gestión el que evalúe esas horas, coste y duración previstos y acepte o rechace la propuesta. Es conveniente recoger la firma del jefe del comité de gestión de cambios y la fecha en que se produce.

2. Registraremos en el listado de cambios solicitado la petición y su respuesta. Podemos usar para este menester una hoja de cálculos cuyas columnas sean los campos del formulario mencionado anteriormente y las filas para cada uno de los cambios solicitados. En la última fila podemos ir sumando el coste total, las horas totales y la duración que suponen esos cambios en la totalidad del proyecto.

3. En la evaluación de la petición tendremos que volver a reconsiderar el cronograma del proyecto, el presupuesto y los riesgos que tiene este cambio.

4. Si es desestimada la solicitud, tan solo archivaremos el documento y lo anotaremos en el listado de solicitudes como denegado.

5. Si es aprobado, tendremos que incluir, quizás, la nueva tarea en el programa de gestión, cambiar el cronograma e incluso asignar nuevos recursos.